BELAJAR MENGAPLIKASIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN DI TEMPAT KERJA

A.       Pengertian dan Fungsi Administrasi Kepegawaian
Istilah Administrasi Kepegawaian atau personnel administration di Amerika serikat dipergunakan dalam bidang pemerintahan, sedangkan personnel management dipergunakan dalam bidang bisnis. Di Indonesia ada kecenderungan menggunakan istilah manajemen kepegawaian (personnel management), baik dalam bidang pemerintahan maupun dalam bidang bisnis.

Dalam kamus administrasi, administrasi kepegawaian dirumuskan sebagai segenap aktivitas yang bersangkut paut dengan masalah penggunaan tenaga kerja manusia dalam suatu usaha kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. Aktivitas administrasi kepegawaian terutama berkisar pada penerimaan, pengembangan, pemberian balas jasa dan pemberhentian.
Sehubungan dengan perumusan tersebut, maka fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan dari administrasi kepegawaian menurut Felix A. Nigro meliputi :
  1. Pengembangan struktur organisasi untuk melaksanakan program kepegawaian termasuk didalamnya tugas dan tanggung jawab dari setiap pegawai yang ditentukan dengan jelas dan tegas.
  2. Penggolongan jabatan yang sistematis dan perencanaan gaji yang adil dengan mempertimbangkan adanya saingan yang berat dari sektor swasta.
  3. Penarikan tenaga kerja yang baik
  4. Seleksi pegawai yang menjamin adanya pengangkatan calon pegawai yang cakap dan penempatannya dalam jabatan-jabatan yang sesuai.
  5. Perencanaan latihan jabatan dengan maksud untuk menambah keterampilan pegawai, memotivasi semangat kerja dan mempersiapkan mereka untuk kenaikan pangkat.
  6. Penilaian kecakapan pegawai secara berkala dan teratur dengan tujuan meningkatkan hasil kerjanya dan menentukan pegawai-pegawai yang cakap.
  7. Perencanaan kenaikan pangkat yang didasarkan atas kecakapan pegawai dengan adanya sistem jabatan, di mana pegawai-pegawai yang baik ditempatkan pada jabatan-jabatan yang sesuai dengan kecakapannya, sehingga mereka dapat mencapai tingkat jabatan yang paling tinggi.
  8. Kegiatan-kegiatan untuk memperbaiki hubungan antar manusia
  9. Kegiatan-kegiatan untuk memelihara dan mempertahankan moril serta disiplin pegawai.
Sementara itu Glenn O Stahl, merumuskan administrasi kepegawaian sebagai keseluruhan yang berhubungan dengan sumber-sumber manusia dari organisasi.
Menurut Prof. Dr. R Arifin Abdulrachman, Administrasi kepegawaian negara adalah salah satu cabang dari administrasi negara yang berkaitan dengan segala persoalan mengenai pegawai-pegawai negara. Selanjutnya kegiatan-kegiatan administrasi kepegawaian negara meliputi:

1.   Analisa jabatan, klasifikasi jabatan dan evaluasi jabatan
2.   Recruitment, ujian-ujian dan penempatan
3.   Training
4.   Promosi dan transfer
5.   Penggajian
6.   Employee counselling
7.   Personnel relations
8.   Disiplin dan moral
9.   Catatan kepegawaian

Paul Pigors dan Charles A. Myers serta Thomas G Spates berpendapat Bahwa administrasi kepegawaian adalah suatu tata cara atau prosedur tentang cara-cara mengorganisasi dan memperlakukan orang yang bekerja sedemikian rupa sehingga mereka masing-masing mendapatkan hasil yang sebesar-besarnya dari kemampuannya, jadi memperoleh efisiensi yang maksimum untuk dirinya sendiri dan golongannya.
Kalau kita perhatikan rumusan di atas, nampak bahwa perumusan tersebut ditekankan pada dua hal, yakni:
  1. Administrasi kepegawaian didasarkan atas suatu tata cara, dari mana diperoleh sudut pandangan dan teknik-teknik mengawasi orang-orang yang sedang bekerja.
  2. Administrasi kepegawaian yang baik membantu individu untuk bekerja dengan sebaik-baiknya dan tidak hanya untuk mendapatkan kepuasan individu yang maksimum dari pekerjaannya, tetapi juga kepuasan sebagai bagian dari suatu kelompok pekerjaan.
B.        Fungsi Teknis Administrasi Kepegawaian
Administrasi kepegawaian pada hakikatnya melakukan dua fungsi yaitu fungsi manajerial, dan fungsi operatif (teknis). Fungsi manajerial berkaitan dengan pekerjaan pikiran atau menggunakan pikiran (mental) meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian pegawai. Sedangkan fungsi operatif (teknis), berkaitan dengan kegiatan-kegiatan yang dilakukan dengan fisik, meliputi pengadaan, pengembangan, kompensasi, integrasi, pemeliharaan, dan pemensiunan pegawai.

C.    Mengidentifikasi Sarana dan Prasarana Administrasi Perkantoran

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), sarana  adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan. Sedangkan prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek). Untuk lebih memudahkan membedakan keduanya, sarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang bergerak seperti komputer dan mesin-mesin, sedangkan prasarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang tidak bergerak seperti gedung, ruang, dan tanah. Sarana dan prasarana juga mempunyai arti dan maksud yang sama dengan istilah perbekalan kantor. Tanpa adanya sarana dan prasarana, mustahil tujuan akan dicapai. Demikian halnya kantor, tempat berlangsungnya kegiatan yang berkaitan dengan pekerjaan ketatausahaan atau administrasi, juga sangat memerlukan sarana dan prasarana kantor. Bahkan tidak akan ada pekerjaan kantor yang tidak berkaitan dengan sarana dan prasarana kantor.
1.      Jenis-Jenis Sarana dan Prasarana kantor
a.       Peralatan/perlengkapan kantor (office supplies)
Peralatan/perlengkapan kantor dibedakan menjadi dua, yaitu :
1)      Peralatan/perlengkapan kantor dilihat dari bentuknya ;
Dilihat dari bentuknya, peralatan/perlengkapan kantor dibedakan menjadi tiga, antara lain :
a)   Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk lembaran
b)   Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk nonlembaran
c)   Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk buku
2)      Peralatan/perlengkapan kantor dilihat dari penggunaannya ;
Dilihat dari pengguanaannya, peralatan/perlengkapan kantor dapat dibedakan menjadi dua, antara lain :
a)   Barang habis pakai
b)   Barang tidak habis pakai
b.      Mesin-mesin kantor (office machine)
c.       Mesin komunikasi kantor
d.      Perabot kantor (office furniture)
e.       Interior kantor (office arrangement)
2.      Pengelolaan Sarana Prasarana Kantor
Dengan banyaknya kebutuhan sarana dan prasarana, maka pengelolahan yang baik, efisien dan efektif mutlak diperlukan, mulai dari perencanaan, pelaksanaan hingga pengawasan. Tujuan pengelolaan sarana dan prasarana kantor adalah agar semua kegiatan yang berhubungan dengan perbekalan kantor baik yang bersifat administrasi maupun teknis operasional dapat dijalankan dengan baik dan efisien. Dalam pengelolaan sarana dan prasarana kantor dilakukan dengan beberapa kegiatan, yaitu :
a.    Pengadaan
Pengadaan adalah semua kegiatan menyediakan sarana dan prasarana (perbekalan) untuk menunjang pelaksannaan tugas. Pengadaan disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing organisasi tersebut dengan menggunakan prosedur yang berlaku di organisasi tersebut. Perencanaan perlu dilakukan sebelum melakukan pengadaan yang bertujuan untuk mngetahui dengan tepat manfaat dan juga biaya yang akan dikeluarkan.
b.   Penyimpanan
Penyimpanan adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan barang/bahan kantor, baik berasal dari pembelian, instansi lain atau yang diperoleh dari bantuan. Tujuan penyimpanan barang/bahan kantor antara lain :
1)      Agar barang tidak cepat rusak.
2)      Agar tidak terjadi kehilangan barang.
3)      Agar tersusun rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut dicari.
4)      Memudahkan dalam pengawasan.
5)      Memudahkan dalam analisis barang.
c.    Pemeliharaan
Pemeliharaan adalah kegiatan terus-menerus untuk mengusahakan agar barang/bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai. Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor, antara lain :
1)      Agar barang tidak mudah rusak karena hama atau suhu/cuaca.
2)      Agar barang tidak mudah hilang.
3)      Agar barang tidak kadaluarsa.
4)      Agar barang tidak mudah susut.
5)      Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih.

d.   Inventarisasi
Inventarisasi adalah semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki. Inventarisasi yang dilakukan di setiap organisasi bisa saja berbeda, namun pada dasarnya semua dilakukan dengan tujuan yang sama, tujuannya yaitu :
1)   Agar peralatan tidak mudah hilang.
2)  Adanya bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang sehingga dapat dipertanggung jawabkan.
3)   Memudahkan dalam pegecekan barang.
4)   Memudahkan dalam pengawasan.

5)   Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan barang.

BELAJAR MENGAPLIKASIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN DI TEMPAT KERJA | abdan syakuro | 5