BELAJAR MENGELOLA DANA KAS KECIL

BELAJAR MENGELOLA DANA KAS KECIL
a.   Pengertian Kas
Kas adalah alat pembayaran yang siap dan bebas dipergunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaan.

Kas dapat berupa uang tunai atau simpanan pada Bank yang dapat digunakan dengan segera dan diterima sebagai alat pembayaran sebesar nilai nominalnya,seperti uang kertas dan logam, check dan bilyet giro, simpanan di Bank dalam bentuk giro dan lain-lain.

Ciri-ciri kas adalah :
Dapat digunakan segera sebagai alat bayar sebesar nilai nominalnya, sedangkan alat bayar yang tidak dapat digunakan segera sebagai alat bayar dan tidak sesuai dengan nilai nominalnya tidak dapat Di golongkan sebagai kas,seperti : Cek mundur, deposito berjangka, surat berharga dan lain-lain.

Fungsi kas dalam suatu perusahaan sangat penting, karena hampir setiap kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan selalu berkaitan dengan kas. Maka, tanpa kas perusahaan tidak akan berjalan dengan lancar.

b.   Pengertian Kas Kecil
Kas kecil adalah uang yang disediakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil, dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek.

Dana kas kecil dipisahkan dari kas besar dan diserahkan  kepada seorang kasir kas kecil, yang akan mempertanggungjawabkan  setiap pengeluaran. Adapun pemengang kas kecil bisa diserahkan kepada staf yang ada di unit-unit kerja.

Kas kecil ini biasa disimpan di dalam cash register, dan besarnya jumlah kas kecil berdasarkan kebutuhan atau pengeluaran yang sifatnya relatif tetap dari masing-masing unit kerja dalam jangka waktu tertentu.

c.  Tujuan dibentuknya Kas Kecil
Untuk menangani masalah perlengkapan/perbekalan kantor yang dilakukan oleh suatu bagian di kantor biasanya berdasarkan langkah-langkah berikut:
  1. Untuk menghindari cara-cara pembayaran pengeluaran yang relatif kecil dan mendadak, yang tidak ekonomis dan tidak praktis.
  2. Meringankan beban para staf dalam memberikan pelayanan secara optimal kepada pelanggan termasuk relasi bisnis pimpinan. Contoh : Pimpinan kedatangan tamu mendadak dan untuk menjamu tamunya rasanya tidak ekonomis dan tidak praktis kalau stafnya melakukan pembayaran pengeluaran dengan cek.
  3. Untuk mempercepat kegiatan atasan yang mempergunakan dana secara mendadak dan tidak terencana.
d.  Pembayaran melalui Kas Kecil
Setiap pengeluaran dana kas kecil harus mendapat persetujuan dari pihak yang berwenang. Bukti pengeluaran nya harus disimpan bersamaan dengan sisa uang yang ada pada cash box, karena pemegang kas kecil harus dapat mempertanggungjawabkan uang yang diserahkan. Jadi pemengang kas kecil harus membuat bukti pembukuan (Voucher) sehingga pemengang kas kecil dapat membuktikan dan menunjukkan uang yang tersisa ditambah dengan seluruh jumlah pengeluaran yang tertera dalam bukti pengeluaran berjumlah sama dengan jumlah keseluruhan.

Bukti pembukuan kas kecil (voucher) harus mencantumkan secara jelas nomor vocher, empat, tanggal pengeluaran, pihak yang dibayar, pihak yang menerima pembayaran , perkiraan, jumlah barang, harga, nama dan tandatangan pihak yang berwenang.

Pembayaran melalui kas kecil dilakukan untuk hal-hal sbb:
  1. Pengeluaran kas kecil, biasanya sudah ditentukan batas maksimum setiap terjadi pengeluaran-pengeluaran
  2. Pengeluaran kas kecil tidak dibolehkan untuk pemberian pinjaman pada staf
  3. Bukti pengeluaran kas kecil harus ditandatangani oleh pemengang kas kecil
  4. Bila ada bukti-bukti pembayaran, seperti kwitansi, faktur atau bukti-bukti pendukung lainnya harus dilampirkan pada bukti pengeluaran kas.
e.  Proses Penerimaan Uang  Dan Pembayaran

1. Metode Imprest
Adalah metode pembukuan kas kecil dimana jumlah rekening kas kecil selalu tetap. Setiap terjadi pengeluaran, pemegang kas kecil tidak langsung melalukan pencatatan, tapi hanya mengumpulkan bukti-bukti pengeluarannya.

Pada waktu yang telah ditetapkan, bila dana kas kecil sudah hampir habis baru dilakukan pembukuan berdasarkan bukti-bukti pengeluaran, kemudian pemegang kas kecil mengajukan pembentukan dana kas kecil kepada bendahara kas yang besarnya sesuai dengan pembukuan dan bukti-bukti pengeluaran, sehingga dana kas kecil tetap dalam jumlah semula. Langkah-langkah operasional metode imprest sbb:
  1. Pembentukan dana kas kecil dimana pemegang kas kecil diserahi sejumlah uang tunai untuk pembayaran pengeluaran-pengeluaran yang diprediksikan dapat memenuhi kebutuhan dalam jangka waktu tertentu.
  2. Dana kas kecil digunakan untuk pembayaran pengeluaran-pengeluaran .
  3. Setelah dana kas kecil habis, kasir kas kecil melakukan pembentukan dana kas kecil kembali yaitu dengan mengisi sebesar jumlah pengeluaran.
  4. Keuntungan metode imprest : Menghemat waktu bagi kasir kas kecil, karena tidak diganggu setiap kali terjadi pembelian atau pengeluaran kas kecil. Menghemat waktu dalam pembukuan pengeluaran rekening nominal.
2.   Metode Fluktuasi
Pengisian kas kecil pada waktu tertentu selalu sama setiap terjadi pengeluaran. Pemengang kas kecil harus melakukan pencatatan  dengan mengkredit kas kecil setiap terjadi pengeluaran kas kecil.

Karena pengeluaran setiap periode tidak sama, sedangkan pengisian dana kas kecil pada setiap periode dalam jumlah yang sama, maka jumlah rekening kas kecil akan selalu berubah sesuai dengan fluktuasi pengeluaran yang terjadi.

BELAJAR MENGELOLA DANA KAS KECIL | abdan syakuro | 5