MELAKUKAN PROSEDUR ADMINISTRASI | Jenis-jenis dokumen perkantoran

MELAKUKAN PROSEDUR ADMINISTRASI


A.        Mengidentifikasi Dokumen-Dokumen Kantor
1.                                                                                 Pengertian dokumen
a.       Menurut kamus umum bahasa Indonesia
Dokumen adalah sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagaai alat bukti atau keterangan.
b.      Ensiklopedia administrasi
Dokumen ialah warkat asli yang digunakan sebagai alat pembuktian atau sebagai alat untuk mendukung suatu keterangan.
c.       Kamus bahasa inggris Webster
Menurut kamus ini, dokukmen adalah:
1)      Membuktikan dengan keterangan, melengkapi keterangan dengan fakta-fakta
2)      Melengkapi keabsahan keterangan, seperti surat keterangan, pernyataan, lampiran-lampiran untuk melengkapi sebuah buku atau teks.

2.   Jenis-jenis dokumen
a.    Ditinjau dari segi pemakaiannya:
1)      Dokumen pribadi
Merupakan keterangan aatau surat yang dapat dipakai sebagai alat bukti kepemilikan, hak, atau kejadian pada seseorang, contohnya:SIM, akta kelahiran, STTB, KTP.
2)      Dokumen sejarah
Merupakan keterangan atau surat-surat yang dapat dipakai sebagai alat bukti atas kejadian atau peristiwa masa lampau. Contohnya: Naskah Proklamasi Negara, Supersemar, Naskah Sumpah Pemuda, dll.
3)      Dokumen niaga
Merupakan keterangan atau surat yang dapat dipakai sebagai alat bukti ats transaksi perdagangan. Contohnya; faktur, cek,  saham, dan kuitansi.
4)      Dokumen pemerintah
Merupakan keterangan antaua surat ysdang dapat dipakai sebagai alat bukti atas kejadian penting dalam suatu negeara atau pemerintahan. Contohnya, UUD 1945, peraturan pemerintah, keputusan presiden, peraturan menteri, dsb.

b.   Ditinjau dari segi bentuk fisiknya
1)      Dokumen corporal
Adalah dokumen yang beruipa benda bersejarah. Dokumen ini biasanya disimpan di museum. Contohnya; arca, pusaka, keris, dan tombak
2)      Dokumen literal
Adalah dokumen yang terjadinya sebagai akibat ditulis, digambar, dicetak, dan direkam. Contonya; majalah, buku, dan kaset
3)      Dokumen privat
Adalah dokumen yang berupa surat-surat atau arsip.
c.    Ditinjau dari segi nilai kegunaannya
1)      Dokumen yang bernilai yuridis
Adalah surat-surat yang dapat dipakai sebagai alat bukti yang mempujyai kekuatan hokum.
2)      Dokumen yang bernilai historis
Adalah suart-surat yag dapat dipakai sebagai alat bukti kejadian penting pada masa lampau
3)      Dokumen yang bernilai perdagangan
Adalah surat-surat yang dapat dipakai sebagai alat bukti terjadinya peristiwa yang erat hubungannya dengan perdagangan
4)      Dokumen yang bernilai penerangan
Adalah surat-surat yang dapat dipakai sebagai alat bukti dalam memberikan keteragan-keterangan.

B.     Mendeskripsikan Prinsip Surat-Menyurat
Penulis surat hendaknya mengetahui prinsip dasar penulisan surat agar dapat dengan mudah dimengerti maksudnya. Prinsip-prinsip tersebut, antara lain:
1.   Jelas
Sebaiknya isi surat tidak boleh menimbulkan penafsiran yang berbeda sehingga jawaban sesuai dengan yang dimaksud.
2.   Ringkas
Penulisan surat sebaiknya tidak menggunakan kalimat yang berbelit-belit sehingga mengaburkan inti permasalahan.
3.   Sederhana
Penggunaan kata-kata yang sederhana akan memudahkan penerima surat untuk mengerti maksud isi surat.
4.   Sopan dan ramah

Kata-kata yang dipergunakan dalam penulisan surat diusahakan yang sopan, tetapi tidak boleh sangat merendahkan diri.
MELAKUKAN PROSEDUR ADMINISTRASI | Jenis-jenis dokumen perkantoran | abdan syakuro | 5